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Entreprises, expériences, stratégies et tactiques : tout un programme !

Article rédigé par un de nos Expanders – Jean Baptiste Baron.

Voilà un bon moment déjà que je fréquente, avec une assiduité relative à mes activités professionnelles, une salle de sport pour y faire des séries d’exercices et un peu de musculation. Vous connaissez tous ce genre de salle : on y paie un abonnement mensuel et on peut venir autant qu’on veut, aussi longtemps qu’on veut, un peu comme ont fait en leurs temps les majors de l’exploitation dans le cinéma avec les cartes « illimitées ». 

Sans tomber dans un évident cliché, les différents profils des gens que je croise dans cette salle, me font penser à différents profils des chefs d’entreprise, hommes ou femmes. Confrontés à ma profession – Acheteur – on peut déceler les réflexes, la maturité et les biais de ces profils :

  • Celui qui s’est mis au sport cette semaine, qui espère ressembler à Schwarzenegger avant l’été prochain, et qui n’a aucune idée de comment s’y prendre. Il regarde ce que font les autres, et tente de les imiter sans vraiment oser poser des questions ou solliciter leur aide. Très clairement, il a besoin d’un accompagnement sérieux, tant dans la découverte de l’environnement dans lequel il s’aventure, que dans l’élaboration de stratégies claires pour atteindre ses objectifs. Il faudra d’ailleurs lui expliquer que Schwarzy, ce n’est pas pour tout de suite – c’est possible ! mais pas pour l’été prochain. Surtout sans stratégie. C’est évidemment une bonne attitude que d’observer ce qui se passe dans les autres entreprises, leur succès est toujours une belle source d’inspiration ! Mais l’observation ne permet pas de découvrir une recette qui fonctionne à coup sûr.
  • Celui qui vient tous les jours de 9h30 à 10h30 précises, qui fait exactement les mêmes exercices, à la même intensité, et ne change rien à sa routine. Certains diront qu’il a trouvé son rythme de croisière : il est dans sa zone de confort, tout en étant suffisamment discipliné pour ne pas faillir à sa régularité. Le problème, c’est que cette régularité et ce rythme de croisière l’ont probablement poussé à ne plus chercher à repousser les limites. Schwarzenegger (encore lui !) disait pourtant qu’il n’y a rien de plus satisfaisant que de réaliser que nos limites n’existent pas… Donc, celui-ci, il faudra le challenger et lui montrer qu’il a un potentiel insoupçonné ! Même s’il continue à ne vouloir consacrer qu’une heure à ses exercices, bien accompagné et avec une détermination renouvelée, il pourra tirer davantage de cette heure de sport. Il n’y a rien de mal à se consacrer à une recette qui fonctionne depuis toujours, mais ce n’est pas parce qu’elle fonctionne à notre niveau qu’elle ne peut pas produire de meilleurs résultats, quitte à déstabiliser un peu ses habitudes et sortir de sa zone de confort.
  • Celui qui vient entouré d’au minimum deux autres personnes (du même sexe), dans une dynamique où l’auto-validation flirte avec le challenge entre pairs. Ils s’essaient à tous les exercices mais préfèreront toujours ceux où ils peuvent épater (ou écraser, selon l’humeur du jour) les camarades qui les accompagnent. S’il est très compliqué d’entrer en contact avec cette personne, il faudra le faire de manière la plus bienveillante possible pour l’aider à détacher son moment d’activité physique du regard des autres. Attention : c’est toujours une chose intéressante de se comparer, pour réajuster ses objectifs ou pour se donner un modèle inspirant en ligne de mire ; mais ça n’est plus du tout la même chose quand c’est une obsession de chaque instant… Une fois cette étape terminée, la mise en place de stratégies qui ne se soucient pas du regard ou du résultat des copains sera bien plus bénéfique pour les concernés ! Le challenge entre amis est toujours source de dépassement : c’est plus simple de chercher à dépasser les autres que de se battre contre soi-même. Mais, pour autant, ce n’est pas pour les autres qu’on cherche à aller « au-delà », c’est pour soi, pour sa société, pour sa vision.
  • Celui qui passe tellement de temps à papoter avec les autres dans la salle, qu’en deux heures de présence il n’a pas couru un kilomètre sur le tapis. Forcément, les liens sociaux sont importants, et on peut vite se laisser déborder par bien des sujets qui semblent urgents ou indispensables !.. Mais à trop se laisser déconcentrer par toutes ces petites choses, on en oublie l’essentiel : le sport. La stratégie principale sera de déterminer comment acquérir une auto-discipline qui permettra ce retour à l’essentiel, avant de travailler la suite. Une célèbre lapalissade dit « Tout voyage commence par un premier pas », et il est clair que cette auto-discipline est ce premier pas. Quoi de plus humain que d’être dans le partage, l’échange, la bienveillance ? Attention, simplement, à ce que ce ne soit pas au détriment de notre propre cocon : être ouvert aux autres implique d’être ouvert à soi-même !
  • Celui qui est parfaitement bien équipé, jusqu’aux petites mitaines pour se protéger les mains et la ceinture lombaire pour renforcer le dos pour son exercice d’haltérophilie, qu’il pratique à grands cris (quand il soulève les haltères) et grands vacarmes (quand il lâche au sol les haltères à la fin). On pourrait croire qu’il n’a plus rien à apprendre, mais rien n’est moins sûr : est-il obligé de faire tout ce boucan pour réussir ses objectifs de la session ? Avec un ciblage adapté aux capacités sportives de cet athlète, il pourrait aller encore plus loin en faisant moins d’effort, et clairement en faisant moins peur à ceux à côté de lui. 

Ces cinq exemples, je le reconnais, sont un peu clichés, mais quiconque a déjà mis les pieds dans une salle de sport les a rencontrés. Il ne serait donc pas étonnant de constater que des chefs d’entreprise, avec les mêmes manières de faire ou d’être, existent. La question est donc de savoir si ces chefs d’entreprises ont des équipes dédiées à leurs stratégies, voire établis eux-mêmes des stratégies dans le but d’atteindre des objectifs « SMARTs » (pour rappel : Simple, Mesurable, Atteignable, Réaliste et défini dans le Temps).

D’ailleurs, qui parmi vous fait la distinction entre stratégie et tactique ? La différence est très importante : la stratégie est un art, celui de coordonner des actions pour atteindre un but ; la tactique, c’est la définition des actions, justement. Il est donc délicat de parler tactique si la stratégie n’est pas claire. La stratégie globale de l’entreprise peut se décliner de différentes manières, mais devra passer par des sujets indispensables : les Ressources Humaines, le Commerce, et les Achats. On pourra ensuite réfléchir au Marketing, à l’Innovation, au Management, au Développement, la Sécurité (Cyber ou pas), chacune de ces thématiques devant être adressée avec des tactiques, elles aussi SMARTs. 

Et vous me voyez venir… Oui, Expanders peut vous aider dans toutes ces thématiques. Mais ce n’est pas pour ça que je suis là : je voudrais me concentrer sur ma spécialité, à savoir les Achats, et donner des exemples de stratégies et de tactiques pour les accomplir, parce que comme dans tous les sujets mentionnés dans le paragraphe précédent, les Achats font partie des sujets stratégiques de toutes les grandes entreprises. C’est parce que je regrette qu’ils ne soient pas pour les PME ou les ETI que j’ai décidé d’orienter ma carrière à cette tâche : donner à ces entreprises un cadre stratégique à leurs Achats et leur permettre ainsi d’identifier les tactiques leur permettant de développer sans effort leur marge brute, augmenter leur trésorerie, et garder une attention particulière aux fournisseurs pour se prémunir, par exemple, d’interruptions de production (et donc de clients mécontents d’un éventuel retard).

Voici comment on peut décomposer des exemples de stratégies Achats, et les tactiques qui en découlent.

StratégieTactique
Maitriser ma relation avec les fournisseurs de ma société– Établir des contrats-cadres avec le top 10% de mon panel
-Définir un taux plafond de dépendance
– Classer les fournisseurs selon leurs stratégies de positionnement sur leurs familles de produit
– Organiser un point semestriel avec le responsable commercial pour parler du passé, commenter le présent, et envisager l’avenir
– Cadrer les performances des fournisseurs
– Réaliser une veille active du marché
Réduire mes dépenses sans toucher à l’humain ni à la qualité– Analyser les coûts des familles de dépense
– Étudier les effets de l’externalisation de certains coûts, principalement liés aux Frais Généraux
– Limiter les seuils de dépense en fonction des positions hiérarchiques
– Organiser des négociations ponctuelles « à l’affaire »
– Mutualiser les approvisionnements
– Trancher entre le dispensable et l’indispensable, ce qui doit rester en interne et ce qui peut être sous-traité à moindre coût
Intégrer le process Achats dans les valeurs de l’entreprise– Indiquer qui décide, qui arbitre, et dans quel but
– Préparer un document synthétique qui déroule les tâches et responsabilité des intervenants au cours du process
– Impliquer les équipes dans la définition des cahiers des charges
– Faire la distinction entre « besoin-fonction » (moins cher) et « besoin-produit » (plus cher) dans les cahiers des charges
– Élaborer des tableaux de suivi des dépenses, CA fournisseurs, CA famille, etc
– Adresser à la Direction, au Comité Exécutif, un récapitulatif des actions Achats du mois/trimestre passé

Ces quelques exemples sont avant-goût de la panoplie extrêmement large des compétences des Acheteurs au service de leurs « clients internes », qui assurent la production. Si la fonction Achats est assurément une fonction Support, au service complet de l’entreprise, nombreux sont ceux qui, comme moi, la voient également comme une fonction Stratégique du fait de cette multiplicité de talents, de l’articulation humaine qui existe entre Acheteurs, Fournisseurs, Clients Internes (quels que soient les services concernés dans l’entreprise).

Parlons chiffre, voulez-vous ? Avec encore un tableau : un découpage entre CA, Achats, Valeur Ajoutée et Marge, selon que l’on influe sur les Achats ou les Ventes. 

 Situation de baseEffets sur AchatsEffets sur CA
Achats500 (50%)475 (-5%)563 (50%)
Frais Fixes100 (10%)100100
Val. Ajoutée300 (30%)300337 (30%)
Marge100 (10%)125125
Ventes (CA)100010001125 (+12,5%)

Ce petit tableau vaut mieux qu’un long discours : vous avez le choix, pour augmenter votre marge de 25%, de demander soit un effort de 5% de réduction des coûts à votre service Achats, soit de demander à votre service Commercial d’augmenter les ventes de 12,5%. Dit autrement, 5% d’économies réalisées grâce aux Achats se retrouvent directement dans la marge, quand il faut produire un effort de 12.5% sur les ventes pour obtenir la même chose. Cet écart entre le peu d’effort du coté Achats, comparé à un grand effort coté Vente, se confirme absolument partout et quelle que soit la part des Achats dans le découpage du CA. De quoi laisser perplexe, non ?

Et vous, disposez-vous d’un service Achats dans votre société ? Le voyez-vous comme un frein, ou comme un tremplin ? Seulement comme un service Support, ou comme un service Stratégique qui a sa place au Comité de Direction ? 

Jean-Baptiste Baron #BCAA